Tự động hóa văn phòng với AI
Cải thiện quy trình. Giảm thao tác thủ công. Tăng khả năng kiểm soát và hiệu quả vận hành.
EPS rà soát cách công việc đang được vận hành, thiết kế lại những bước chưa hợp lý và triển khai AI, automation trên các hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng.
Khi công việc vẫn phụ thuộc quá nhiều vào thao tác thủ công
Nhiều doanh nghiệp vẫn có những quy trình phụ thuộc vào email, Excel, việc nhập liệu thủ công và chuyển thông tin qua nhiều người. Khi khối lượng công việc tăng, thời gian xử lý kéo dài, việc theo dõi khó hơn và thông tin quản lý dễ bị chậm hoặc thiếu nhất quán.
AI và automation có thể giải quyết một phần đáng kể những vấn đề này, nhưng chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp hiểu rõ quy trình hiện tại, xác định đúng điểm nghẽn và thiết kế lại cách làm trước khi đưa công nghệ vào.
EPS tiếp cận từ góc độ quản trị và vận hành doanh nghiệp: hiểu vấn đề trước, cải thiện quy trình trước, sau đó mới lựa chọn công nghệ phù hợp.
Quy trình trước. Công nghệ sau.
EPS không bắt đầu bằng việc bán một phần mềm hay lựa chọn một công cụ cụ thể.
Một quy trình chưa hợp lý sẽ không trở nên tốt hơn chỉ vì được tự động hóa. Trước tiên cần hiểu cách công việc đang chạy, bước nào thực sự cần thiết, bước nào có thể bỏ hoặc đơn giản hóa, dữ liệu cần đi đâu và điểm nào vẫn cần con người kiểm tra hoặc quyết định.
Sau đó EPS mới lựa chọn cách tự động hóa phù hợp, ưu tiên tận dụng những hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng như Microsoft 365, Google Workspace, CRM, ERP và các nền tảng quản lý khác.
Trong môi trường Microsoft 365, chẳng hạn, Outlook, Excel, SharePoint, Teams, Power Automate, Copilot và các công cụ AI có thể được kết nối để hỗ trợ công việc hằng ngày. Khi cần phát triển hoặc tích hợp kỹ thuật chuyên sâu, EPS có thể phối hợp với đội ngũ công nghệ của doanh nghiệp hoặc các đối tác phù hợp.
Một quy trình có thể được cải thiện như thế nào?
Ví dụ, một yêu cầu công việc có thể được xử lý theo chuỗi:
Email hoặc yêu cầu đến → AI đọc và phân loại → trích xuất thông tin → cập nhật hệ thống → chuyển người phụ trách → tạo phản hồi hoặc tài liệu → theo dõi tiến độ → nhắc hoặc cảnh báo khi cần xử lý.
Thay vì một nhân viên thực hiện thủ công từng bước, hệ thống có thể xử lý phần việc có tính lặp lại và chỉ chuyển sang con người tại những điểm cần kiểm tra, phê duyệt, trao đổi hoặc quyết định.
Mục tiêu không chỉ là tự động hóa một tác vụ riêng lẻ, mà là làm cho toàn bộ luồng công việc chạy liền mạch hơn, dễ kiểm soát hơn và tạo ra dữ liệu tốt hơn cho quản lý.
Bắt đầu nhỏ, đo kết quả trước khi mở rộng
Doanh nghiệp không cần bắt đầu bằng một chương trình AI lớn.
EPS có thể cùng doanh nghiệp chọn một quy trình đang tiêu tốn nhiều thời gian, lặp lại thường xuyên, khó theo dõi hoặc có khả năng tạo ra giá trị rõ ràng để triển khai thử nghiệm trước.
Kết quả được đánh giá sau thử nghiệm dựa trên các chỉ số phù hợp như thời gian xử lý, số thao tác thủ công được giảm, khả năng theo dõi công việc hoặc chất lượng thông tin quản lý. Nếu mang lại giá trị, doanh nghiệp mới quyết định mở rộng sang các quy trình khác.
Những quy trình nào có thể cải thiện?
Kinh doanh và khách hàng
- Tiếp nhận và phân loại yêu cầu của khách hàng.
- Chuẩn bị báo giá, đề xuất hoặc tài liệu bán hàng.
- Cập nhật CRM, theo dõi phản hồi và tạo công việc tiếp theo.
- Thu thập và chuẩn hóa thông tin phục vụ đội ngũ kinh doanh.
Tài chính và quản trị
- Thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.
- Theo dõi công nợ, dòng tiền và các vấn đề cần xử lý.
- Chuẩn bị báo cáo quản trị định kỳ.
- Cảnh báo các chỉ số hoặc ngoại lệ cần sự chú ý của quản lý.
Vận hành và phê duyệt
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu nội bộ.
- Theo dõi các bước phê duyệt và bàn giao công việc.
- Xử lý chứng từ, tài liệu và dữ liệu liên quan.
- Nhắc việc, theo dõi tiến độ và cảnh báo ngoại lệ.
Quản lý và phối hợp nội bộ
- Tóm tắt cuộc họp và tạo danh sách công việc.
- Theo dõi và nhắc các đầu việc giữa các bộ phận.
- Tổng hợp thông tin phục vụ họp và ra quyết định.
- Lưu trữ và tra cứu thông tin phục vụ quản lý.
Đây chỉ là những ví dụ. Cơ hội cải thiện thực tế phụ thuộc vào cách doanh nghiệp đang vận hành, dữ liệu đang có và những hệ thống đang sử dụng.
Doanh nghiệp có thể nhận được gì?
Tùy theo quy trình được lựa chọn và phạm vi triển khai, kết quả có thể bao gồm:
- Một quy trình được rà soát và thiết kế lại theo cách đơn giản, rõ ràng và dễ kiểm soát hơn.
- Giảm các thao tác thủ công lặp lại và rút ngắn thời gian xử lý.
- Giảm nguy cơ bỏ sót, chậm theo dõi hoặc đứt đoạn khi bàn giao.
- Tăng khả năng theo dõi trạng thái công việc và các ngoại lệ cần xử lý.
- Dữ liệu được cập nhật và tổng hợp tốt hơn phục vụ quản lý.
- Một hoặc nhiều luồng công việc được thử nghiệm hoặc đưa vào vận hành.
- Kết quả đánh giá sau thử nghiệm để làm cơ sở quyết định có nên mở rộng.
- Hướng dẫn, bàn giao và đề xuất các bước cải thiện tiếp theo.
EPS triển khai như thế nào?
1. Xác định vấn đề và kết quả cần đạt
EPS cùng doanh nghiệp xác định vấn đề cần giải quyết, tác động đến vận hành và kết quả mong muốn. Quy trình được ưu tiên dựa trên giá trị có thể tạo ra, mức độ lặp lại, khả năng đo lường và tính khả thi khi triển khai.
2. Rà soát và thiết kế lại quy trình
EPS làm việc với lãnh đạo và nhân sự trực tiếp thực hiện để hiểu cách công việc đang được xử lý, dữ liệu và hệ thống đang sử dụng, các bước bàn giao, điểm kiểm soát và những nơi đang tiêu tốn thời gian. Những bước không cần thiết được loại bỏ hoặc đơn giản hóa trước khi xác định cách làm mục tiêu.
3. Xác định vai trò phù hợp của automation và AI
EPS xác định bước nào có thể tự động hóa, bước nào AI có thể hỗ trợ đọc, phân loại, tổng hợp hoặc tạo nội dung, và bước nào vẫn cần con người kiểm tra, phê duyệt hoặc quyết định.
4. Thử nghiệm, triển khai và đo lường
Luồng công việc được đưa vào môi trường thực tế, kiểm tra với các trường hợp thật, xử lý ngoại lệ và điều chỉnh. Kết quả được đánh giá theo các chỉ số phù hợp như thời gian xử lý, khối lượng công việc, mức độ giảm thao tác thủ công hoặc khả năng kiểm soát và theo dõi.
5. Bàn giao và mở rộng khi phù hợp
EPS hướng dẫn đội ngũ sử dụng, bàn giao giải pháp và cùng doanh nghiệp xác định các quy trình tiếp theo nếu kết quả thử nghiệm cho thấy việc mở rộng có ý nghĩa.
Từ một workflow đến cải thiện vận hành rộng hơn
Trong quá trình rà soát, một vấn đề tưởng như chỉ liên quan đến thao tác thủ công đôi khi phản ánh những điểm yếu rộng hơn về quy trình, dữ liệu, phân quyền, báo cáo quản trị hoặc phối hợp giữa các bộ phận.
Trong trường hợp đó, EPS có thể cùng doanh nghiệp mở rộng phạm vi từ một workflow cụ thể sang chương trình cải thiện vận hành hoặc tái cấu trúc phù hợp hơn. AI và automation khi đó được sử dụng như một công cụ triển khai trong một bài toán quản trị doanh nghiệp rộng hơn.
Doanh nghiệp đang có quy trình nào cần cải thiện?
Nếu doanh nghiệp có một quy trình đang tiêu tốn nhiều thời gian, lặp lại thường xuyên, chậm xử lý hoặc khó kiểm soát, EPS có thể cùng doanh nghiệp rà soát cách làm hiện tại, xác định cơ hội cải thiện và đánh giá khả năng ứng dụng automation hoặc AI khi phù hợp.