Tái cấu trúc Vận hành
EPS Investing tư vấn tái cấu trúc quy trình quản lý và vận hành nhằm nâng cao năng suất, cải thiện hiệu quả kinh doanh và tối ưu chi phí. Chúng tôi làm việc trực tiếp với chủ doanh nghiệp để xác định điểm nghẽn, thiết kế giải pháp và hỗ trợ triển khai, kết hợp AI và tự động hóa khi phù hợp.
Vận hành hiệu quả hơn để doanh nghiệp phát triển bền vững
Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng công việc và mức độ phối hợp giữa các bộ phận thường tăng nhanh. Quy trình bán hàng, phê duyệt, xử lý hồ sơ và báo cáo có thể trở nên chậm chạp; nhân sự mất nhiều thời gian cho thao tác lặp lại, trong khi chủ doanh nghiệp vẫn phải trực tiếp giải quyết quá nhiều việc.
Những điểm nghẽn này ảnh hưởng đến tốc độ phục vụ khách hàng, năng suất, chi phí và chất lượng quyết định quản lý. Việc bổ sung nhân sự hay công cụ mới có thể chưa mang lại hiệu quả nếu cách tổ chức công việc chưa được cải thiện.
EPS tiếp cận từ hoạt động thực tế: rà soát quy trình, làm rõ trách nhiệm và luồng thông tin, thiết kế lại cách thực hiện, sau đó lựa chọn công nghệ phù hợp để nâng cao hiệu quả. Kết quả được đánh giá bằng các chỉ tiêu cụ thể như thời gian xử lý, năng suất, chi phí, chất lượng dịch vụ và hiệu quả kinh doanh.
Quy trình ▸ Công nghệ ▸ Tài chính là định hướng xuyên suốt: mỗi cải tiến cần tạo ra giá trị có thể nhận biết và, khi có đủ dữ liệu, lượng hóa được tác động tài chính.
Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần cải thiện vận hành
Doanh nghiệp đang tăng trưởng hoặc đã hoạt động ổn định đều có thể gặp những vấn đề sau:
- Đội ngũ bán hàng mất nhiều thời gian tìm thông tin khách hàng, chuẩn bị báo giá, soạn email, theo dõi cơ hội và cập nhật dữ liệu; việc chăm sóc khách hàng thiếu nhất quán.
- Các bộ phận xử lý thủ công nhiều công việc trên Excel, email hoặc các ứng dụng rời rạc; dữ liệu bị nhập lại, dễ sai sót và khó theo dõi tiến độ.
- Quy trình phê duyệt, phối hợp và bàn giao kéo dài; trách nhiệm chưa rõ khiến công việc chậm hoặc phải xử lý lại.
- Báo cáo quản trị đến chậm, thiếu nhất quán hoặc phải tổng hợp thủ công, gây khó khăn cho việc ra quyết định.
- Chi phí quản lý tăng cùng quy mô nhưng năng suất và chất lượng phục vụ khách hàng chưa cải thiện tương xứng.
- Hoạt động phụ thuộc nhiều vào chủ doanh nghiệp hoặc một số nhân sự chủ chốt; quy trình và cơ chế kiểm soát chưa theo kịp tốc độ phát triển.
EPS có thể bắt đầu bằng một quy trình hoặc một vấn đề ưu tiên, sau đó mở rộng phạm vi khi kết quả triển khai cho thấy nhu cầu và hiệu quả rõ ràng.
Phạm vi Tư vấn Tái cấu trúc Vận hành
EPS lựa chọn nội dung tư vấn theo mục tiêu, mức độ phức tạp và nguồn lực thực tế của từng doanh nghiệp. Phạm vi có thể bao gồm:
- Tái cấu trúc quy trình quản lý và vận hành: rà soát, đơn giản hóa và thiết kế lại các bước công việc, điểm kiểm soát, luồng thông tin và cơ chế phối hợp giữa các bộ phận.
- Cải thiện quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng: chuẩn hóa việc tiếp nhận cơ hội, quản lý thông tin khách hàng, báo giá, theo dõi giao dịch và chăm sóc sau bán hàng nhằm tăng khả năng chuyển đổi và chất lượng phục vụ.
- Nâng cao năng suất và kiểm soát chi phí: xác định công việc trùng lặp, thời gian chờ, sai sót và nguồn lực sử dụng chưa hiệu quả; đề xuất biện pháp cải tiến và chỉ tiêu đo lường.
- Tổ chức, phân quyền và trách nhiệm: làm rõ vai trò, quyền phê duyệt, cơ chế phối hợp và trách nhiệm thực thi để giảm phụ thuộc vào xử lý cá nhân.
- Hệ thống thông tin và báo cáo quản trị: cải thiện việc thu thập, cập nhật và sử dụng dữ liệu; xây dựng báo cáo và chỉ tiêu vận hành phục vụ điều hành kịp thời.
- AI và tự động hóa quy trình: xác định các công việc phù hợp để ứng dụng AI, tự động hóa xử lý dữ liệu, soạn thảo, phân loại hồ sơ, theo dõi tiến độ và hỗ trợ nhân sự trong quy trình đã được cải tiến.
- Hỗ trợ triển khai thay đổi: thống nhất kế hoạch, phân công trách nhiệm, hướng dẫn đội ngũ áp dụng quy trình mới và theo dõi kết quả trong thực tế.
Mỗi nhiệm vụ được thống nhất về phạm vi, sản phẩm bàn giao, trách nhiệm thực hiện và chỉ tiêu đánh giá, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí triển khai và hiệu quả đầu tư.
AI & Tự động hóa: Một hướng triển khai trong tái cấu trúc vận hành
AI có thể giúp doanh nghiệp xử lý nhanh hơn những công việc lặp lại, khai thác dữ liệu tốt hơn và giảm thời gian dành cho các tác vụ hành chính. EPS ưu tiên xác định bài toán kinh doanh và thiết kế quy trình trước, sau đó lựa chọn cách ứng dụng công nghệ phù hợp với dữ liệu, nhân sự và hệ thống đang sử dụng.
Một số ứng dụng thực tế có thể triển khai gồm:
- Bán hàng: hỗ trợ tìm và tổng hợp thông tin khách hàng tiềm năng, chuẩn bị email tiếp cận, theo dõi phản hồi và cập nhật CRM hoặc cơ sở dữ liệu khách hàng.
- Văn phòng và xử lý hồ sơ: tiếp nhận, phân loại, trích xuất thông tin, soạn thảo và chuẩn hóa tài liệu theo quy trình kiểm tra, phê duyệt phù hợp.
- Báo cáo và quản lý công việc: tự động tổng hợp dữ liệu, tạo báo cáo định kỳ, theo dõi tiến độ và nhắc việc theo trách nhiệm được giao.
- Khai thác tri thức nội bộ: hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu thông tin và sử dụng tài liệu doanh nghiệp theo cơ chế phân quyền thích hợp.
Khi phù hợp, EPS ưu tiên triển khai trên những nền tảng doanh nghiệp đang sử dụng, chẳng hạn Microsoft 365 hoặc Google Workspace. Mỗi ứng dụng cần được đánh giá về chi phí, tính khả thi, quyền truy cập, độ tin cậy của kết quả và lợi ích vận hành trước khi mở rộng.
Từ rà soát quy trình đến kết quả đo lường được
EPS phối hợp với chủ doanh nghiệp và đội ngũ phụ trách để xây dựng những thay đổi có thể áp dụng vào công việc hằng ngày. Phương pháp triển khai thường bao gồm:
- 1. Xác định mục tiêu: thống nhất vấn đề ưu tiên, phạm vi công việc, dữ liệu hiện có và chỉ tiêu cần cải thiện.
- 2. Rà soát quy trình hiện tại: quan sát luồng công việc, phỏng vấn các vị trí liên quan, xác định điểm nghẽn, thao tác dư thừa và rủi ro kiểm soát.
- 3. Thiết kế phương án cải tiến: xác định quy trình mới, trách nhiệm thực hiện, điểm kiểm soát và những bước có thể ứng dụng công nghệ.
- 4. Triển khai và hướng dẫn áp dụng: thử nghiệm trong phạm vi phù hợp, điều chỉnh theo phản hồi và phối hợp đào tạo đội ngũ sử dụng quy trình mới.
- 5. Đánh giá kết quả: so sánh các chỉ tiêu trước và sau triển khai, xác định cơ hội tiếp tục cải thiện hoặc mở rộng sang quy trình khác.
EPS ưu tiên giải pháp có tính khả thi, trách nhiệm thực hiện rõ và kết quả có thể theo dõi. Phạm vi, tiến độ và hình thức hợp tác được thỏa thuận theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.
Bắt đầu từ một vấn đề cụ thể, mở rộng khi có kết quả
Doanh nghiệp có thể lựa chọn phạm vi tư vấn phù hợp với mức độ ưu tiên và nguồn lực hiện có. Không nhất thiết phải triển khai tái cấu trúc toàn diện ngay từ đầu.
Rà soát một quy trình ưu tiên
Đánh giá hiện trạng một quy trình như bán hàng, xử lý hồ sơ, phê duyệt hoặc báo cáo quản trị; xác định điểm nghẽn, cơ hội cải thiện và đề xuất phạm vi triển khai.
Thiết kế lại và triển khai quy trình
Xây dựng quy trình mới, chuẩn hóa trách nhiệm và thông tin, triển khai cải tiến và ứng dụng AI hoặc tự động hóa khi có lợi ích rõ ràng.
Chương trình cải thiện vận hành theo giai đoạn
Phối hợp cải thiện nhiều quy trình và cơ chế quản lý liên quan, theo dõi chỉ tiêu hiệu quả và điều chỉnh trong quá trình doanh nghiệp triển khai thực tế.
Trước khi bắt đầu, EPS và doanh nghiệp thống nhất mục tiêu, phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao và phí tư vấn.
Kinh nghiệm quản lý và triển khai thực tế
EPS tiếp cận tái cấu trúc vận hành từ góc nhìn quản lý doanh nghiệp, kết hợp hiểu biết về tổ chức, tài chính, quy trình và khả năng thực thi. Những kinh nghiệm điều hành trước đây của đội ngũ tư vấn là nền tảng cho cách tiếp cận thực tế này.
Lê Trung Nam
CEO, EPS Investing
Anh Lê Trung Nam có hơn 25 năm kinh nghiệm trong quản lý doanh nghiệp, tài chính và tái cấu trúc. Anh từng đảm nhiệm các vị trí CFO, CEO, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Thành viên Hội đồng quản trị tại các doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghiệp, xây dựng và đầu tư.
Tại Steel Builder, anh tham gia tái cấu trúc tổ chức, cải thiện quy trình quản lý và triển khai hệ thống ERP; trong giai đoạn anh tham gia điều hành, doanh thu doanh nghiệp tăng gấp đôi. Tại Công ty Cổ phần Xây dựng 47 (C47), anh tham gia lãnh đạo và cải thiện hoạt động quản trị, hiệu quả kinh doanh; lợi nhuận công ty tăng khoảng 7 lần trong giai đoạn 2019–2021. Những kết quả này thuộc các giai đoạn anh trực tiếp giữ vai trò điều hành và quản trị tại doanh nghiệp.
Anh có bằng Cử nhân Tài chính – Kế toán Doanh nghiệp, Thạc sĩ Kinh tế tại Đại học Kinh tế TP.HCM (UEH), từng theo học Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright (FETP) và tham gia các chương trình đào tạo về đổi mới sáng tạo, quản lý doanh nghiệp tại Phần Lan và Đức.
Doanh nghiệp đang muốn cải thiện quy trình nào?
Hãy chia sẻ quy trình hoặc vấn đề đang ảnh hưởng đến năng suất, chi phí, doanh số hay khả năng quản lý. EPS sẽ trao đổi để xác định hướng tiếp cận và phạm vi tư vấn phù hợp, có thể bắt đầu từ một nhiệm vụ cụ thể.